Hvor meget skal jeg gemme, når jeg dokumenterer et faktatjek?

Spørgsmålet, der kommer igen og igen

På kursusforløbet om dokumentation af beviser møder jeg stort set det samme spørgsmål hver gang: hvor meget er nok? Deltagerne har tjekket en påstand, fundet kilden og regnet tallene igennem, og så står de med en bunke skærmbilleder, links og håndskrevne noter. Skal alt gemmes, eller kun det, der endte med at holde?

Det er et rimeligt spørgsmål, og svaret er ikke et fast antal sider. Målestokken er, om en anden person kan følge dit spor fra påstand til konklusion uden at ringe til dig. Hvis hun kan, har du gemt nok. Hvis hun må gætte, har du gemt for lidt, uanset hvor mange filer der ligger i mappen.

I efteråret, hvor mange begynder på kurset med nye projekter i hverdagen, er det en god tid at få styr på vanerne. Det er langt lettere at lægge en ordentlig struktur fra start end at rydde op i en rodet mappe bagefter.

Det grundlæggende: påstand, kilde og tidspunkt

Begynd med at skrive påstanden ned ordret, præcis som den lød, og notér, hvor du fandt den, og hvornår. Det lyder banalt, men mange tjek falder på, at påstanden undervejs ændrer sig lidt i erindringen. Når den står sort på hvidt fra første minut, ved du altid, hvad det er, du har undersøgt.

Dernæst gemmer du selve kilden. Et link er ikke nok, for sider ændres og forsvinder. Tag en kopi af teksten eller tabellen, skriv adressen og datoen for dit besøg, og notér, hvem der står som afsender. Har kilden selv en kilde, så følg den og gem også det led.

Til sidst skriver du kort, hvad du konkluderede, og hvorfor. Ikke en lang redegørelse, men to eller tre sætninger, der binder påstanden og beviserne sammen. Den korte tekst bliver ofte det første, andre læser, og den afgør, om resten af mappen giver mening.

• Påstanden i præcis ordlyd
• Kilde, afsender og dato for dit besøg
• En kopi af det, du støttede dig til
• Din konklusion i få sætninger

Noter og versioner: det, de fleste glemmer

Det, deltagerne oftest springer over, er sporet af egne tanker. Du fandt måske først et tal, der så rigtigt ud, regnede det om, opdagede en fejl og rettede det. Hvis kun det endelige tal er gemt, kan ingen se, at du har været på vej ad et forkert spor, og at rettelsen var bevidst.

Giv derfor dine dokumenter versionsnavne, der siger noget: dato og et kort stikord er nok. Gem den gamle beregning ved siden af den nye, og skriv en linje om, hvad der blev ændret. Det tager under et minut og gør dit arbejde langt mere troværdigt, fordi det viser, at du har kontrolleret dig selv.

På kurset øver vi netop det med et lille datasæt, hvor deltagerne bevidst laver en rettelse midtvejs og skal forklare den skriftligt. Typisk bliver noterne bedre, når man ved, at en anden skal læse dem.

Hvor længe skal materialet gemmes?

Det andet hyppige spørgsmål handler om tid. Der findes ikke ét rigtigt svar, men en tommelfingerregel er at gemme materialet så længe, der er rimelig chance for, at nogen vil spørge til det. Har du tjekket noget til eget brug, er det ofte nok at beholde det i nogle måneder.

Hvis dit faktatjek er blevet brugt i en tekst, en præsentation eller en beslutning, bør du gemme det længere, fordi spørgsmålene kan komme sent. Gem i så fald hele mappen samlet, så den ikke bliver spredt, og skriv øverst, hvad den handler om, og hvem der lavede den.

Husk også, at personoplysninger i dine noter kræver omtanke. Gem kun det, du har brug for, og ryd op, når formålet er opfyldt. God dokumentation handler om at kunne forklare sig, ikke om at hamstre.

En enkel mappestruktur, der virker

Du behøver ikke et avanceret værktøj. En almindelig mappe på din computer er fint, hvis du bruger den ens hver gang. Opret en mappe pr. faktatjek, navngiv den med dato og emne, og læg de samme få undermapper i hver: kilder, beregninger og noter.

I kildemappen ligger kopierne med datoer i filnavnene. I beregningsmappen ligger regneark og udregninger, gerne med en fane eller fil, der forklarer formlerne i almindeligt sprog. I notemappen ligger din konklusion og dit forløb, så en fremmed kan læse det oppefra og ned.

Når strukturen er den samme hver gang, bruger du ikke energi på at huske, hvor tingene ligger. Det frigør opmærksomheden til det, der betyder noget: om beviserne faktisk bærer konklusionen. Deltagerne siger ofte, at ensartetheden er det, der gør mest forskel i hverdagen.

• Én mappe pr. faktatjek med dato og emne
• Faste undermapper: kilder, beregninger, noter
• Filnavne med dato og kort stikord

Test dit eget materiale med et fremmed blik

Den bedste kontrol er at lade en anden læse dit materiale uden din hjælp. Bed en kollega eller en ven om at følge sporet fra påstand til konklusion og skrive ned, hvor hun går i stå. Hvert sted, hun stopper, er en mangel i din dokumentation.

Har du ingen at spørge, kan du lægge mappen væk i et par dage og åbne den igen, som om den var lavet af en anden. Overraskende mange huller viser sig, når man ikke længere husker de mellemregninger, der var selvfølgelige dengang.

På kurset arbejder deltagerne parvis med netop denne øvelse. De bytter mapper, forsøger at genskabe hinandens konklusion og giver tilbagemelding. Det er ofte her, de forstår, hvad dokumentation egentlig er til for: at gøre dit arbejde mulig at kontrollere for andre end dig selv.